Компания планирует проведение конкурентного отбора по выбору исполнителя на техническое задание на архивное хранение, обработке и конфиденциальному уничтожению документов. Приглашаем Вас принять участие в проведении анализа рынка и сообщить о заинтересованности участия в отборе с предоставлением коммерческого предложения
Техническое задание
Техническое задание на оказание услуг архивного хранения, перевозке и уничтожению документов. В настоящем техническом задании и приложениях к нему используются следующие термины и сокращения:
- Архивное хранение – систематизированный процесс обеспечения физической сохранности, учёта и организации документов, законченных делопроизводством и подлежащих временному, долговременному или постоянному хранению.
- Короб – специализированное картонное изделие, имеющее крышку, прорезные ручки и маркировку (штрихкод), предназначенное для систематизированного хранения, транспортировки и защиты документации.
- Перевозка – процесс физического перемещения (транспортировки) коробов из одного места в другое в пределах одного рейса на транспортном средстве.
- Междугородняя перевозка – процесс физического перемещения (транспортировки) коробов из одного места в другое в рамках одного рейса туда и обратно на транспортном средстве.
- Пользователь – сотрудник организации направления по архивной работе, которому предоставляется доступ к электронному архиву для поиска, просмотра и работы с документацией.
- Регистрация короба – фиксация в системе факта прибытия короба с присвоением ему идентификатора и статуса для архивного хранения.
- Снятие с регистрации короба – фиксация факта исключения короба из системы для дальнейшей перевозки заказчику услуги, или уничтожения.
- Переупаковка короба – процесс замены оригинального повреждённого или ненадёжного короба на новый для обеспечения сохранности документации.
- Уничтожение короба – процедура приведения документации в непригодное для дальнейшего использования состояния методом шредирования.
Место оказания услуг
Услуги необходимо оказать в Сибирском федеральном округе в следующих городах и пригородах: Барнаул, Кемерово, Красноярск, Омск, Новосибирск, Томск.
Сроки оказания услуг
Оказание услуг осуществляется в течение 36 месяцев с даты заключения договора. Срок действия договора договор вступает в силу с даты его подписания обеими Сторонами и действует в течение 36 месяцев, а в части осуществления расчетов до полного их завершения.
Объем потенциальных услуг на весь срок действия договора
| № п\п | Наименование этапа / услуги (работы) | Наименование ставки | Единица измерения | Итого |
| кол-во ЕИ | ||||
| 1 | Предоставление расходных материалов | Предоставление крышки к коробу | крышка | 3600 |
| Предоставление нового архивного короба | короб | 3600 | ||
| Предоставление штрихкода | штрихкод | 3600 | ||
| 2 | Архивное хранение | Переупаковка документов при повреждении короба | короб | 300 |
| Регистрация/снятие с регистрации короба при размещении на хранение/выдачи короба | короб | 3600 | ||
| Хранение коробов* | короб | 3600 | ||
| 3 | Транспортировка | Погрузочно-разгрузочные работы | короб | 3600 |
| Доставка/вывоз архивных коробов по городу (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 240 | ||
| Перевозка междугородняя от 1 км до 100 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 34 | ||
| Перевозка междугородняя от 101 км до 200 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 34 | ||
| Перевозка междугородняя от 201 км до 300 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 28 | ||
| Перевозка междугородняя от 301 км до 400 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 23 | ||
| Перевозка междугородняя от 401 км до 500 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 23 | ||
| Перевозка междугородняя от 501 км до 600 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 14 | ||
| Перевозка междугородняя от 601 км до 700 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 14 | ||
| Перевозка междугородняя от 701 км до 800 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 14 | ||
| Перевозка междугородняя от 801 км до 900 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 14 | ||
| Перевозка междугородняя от 901 км до 1000 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 14 | ||
| Перевозка междугородняя от 1001 км до 2000 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 8 | ||
| Перевозка междугородняя от 2001 км до 3000 км (до 80 коробов** за 1 поездку) | поездка | 8 | ||
| 4 | Уничтожение | Уничтожение документов (один короб до 15 кг) | короб | 750 |
Данная закупка включает в себя услуги по архивному хранению, перевозке, обработке и уничтожению документов. Объём услуг является негарантированным и может быть скорректирован в зависимости от текущих потребностей бизнеса. Перечень и ориентировочный объем потенциальных услуг на весь срок действия договора. Привлечение соисполнителей допускается только для перевозки коробов по городу (рейс), междугородних перевозок (рейс туда и обратно) и осуществления погрузочно-разгрузочных работ с условием обеспечения сохранности персональных данных.
Программ технического аудита
| Объем аудита: | Мониторинг деятельности контрагента в рамках участия в отборе открытого отбора организации, способной оказать услуги по хранению документов |
| Организация проведения аудита | установочное совещание; посещение архивохранилища (сбор информации, фотофиксация: рабочей комнаты, архивохранилища и оборудования в архивохранилище); оформление чек-листа с фиксацией обнаружений; заключительное совещание, согласование чек-листов. |
| Документы необходимые для проведения аудита (включая, но не ограничиваясь) | паспорт архива, либо иные документы, показывающие загруженность архива, количество стеллажей и оборудования; чек листы по испытанию стеллажей; журнал проверки огнетушителей; инвентарные карты на оборудование; журналы проверки соблюдения температурно-влажностного режима в помещении. |
| Процессы организации, подлежащие проверке | производственный технологический процесс приемки документов; организация архивного хранения документов; организация погрузки/разгрузки коробов с применением автотранспорта (при наличии); организация перевозки и состояние автотранспортного парка (при наличии). |
| Состав аудиторской группы | ведущий специалист направления по архивной работе; Представитель БКЗ |
| Необходимые условия | Согласие проверяемой организации принять аудитора с обеспечением доступа к объектам проверки. |
Регламент взаимодействия Исполнителя и Заказчика по процессам приема, хранения, поиска и предоставления, а также уничтожения документов указаны в проекте Договора.
Чек лист аудита помещения архива
| Температура помещения архива | температура 17–190С |
| Влажность воздуха помещения архива | относительная влажность воздуха 50–55% |
| Расположение помещения архива | Не допускается размещение архива в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, продуктовые магазины и склады, а также здания, где хранятся химические вещества. |
Форма коммерческого предложения
| Наименование этапа / услуги (работы) | Наименование ставки | Период оказания услуг | Единица измерения | Наименование организации | Итого кол-во ЕИ | Итого руб. без НДС | ||||||||
| Ставка ЕИ, руб. без НДС | Итого, руб. без НДС | Кол-во | Ставка ЕИ, руб. без НДС | Итого, руб. без НДС | Кол-во | Ставка ЕИ, руб. без НДС | Итого, руб. без НДС | |||||||
| 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 18 | 19 |
| Предоставление расходных материалов | Предоставление крышки к коробу | 36 месяцев | крышка | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | |||
| Предоставление расходных материалов | Предоставление нового архивного короба | короб | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | ||||
| Предоставление расходных материалов | Предоставление штрихкода | штрихкод | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | ||||
| Архивное хранение* | Переупаковка документов при повреждении короба | короб | 100 | 0,00 | 100 | 0,00 | 100 | 0,00 | 300 | 0,00 | ||||
| Архивное хранение | Регистрация/снятие с регистрации короба при размещении на хранение/выдачи короба | короб | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | ||||
| Архивное хранение | Хранение коробов | короб | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Погрузочно-разгрузочные работы (с привлечением сторонней транспортной компании) | короб | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 1200 | 0,00 | 3600 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Доставка/вывоз архивных коробов по городу (до 80 кор за 1 поездку) г. Новосибирск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 80 | 0,00 | 80 | 0,00 | 80 | 0,00 | 240 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Перевозка междугородняя до 100 км (до 80 кор за 1 поездку) г.Тогучин (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 12 | 0,00 | 12 | 0,00 | 10 | 0,00 | 34 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Перевозка междугородняя до 200 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Промышленная (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 12 | 0,00 | 12 | 0,00 | 10 | 0,00 | 34 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Перевозка междугородняя до 300 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Кемерово, Барнаул, Томск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 10 | 0,00 | 10 | 0,00 | 8 | 0,00 | 28 | 0,00 | ||||
| Перевозка междугородняя до 400 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Славгород (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 8 | 0,00 | 8 | 0,00 | 7 | 0,00 | 23 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 500 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Новокузнецк (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 8 | 0,00 | 8 | 0,00 | 7 | 0,00 | 23 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 600 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Тяженский (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 5 | 0,00 | 5 | 0,00 | 4 | 0,00 | 14 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 700 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Омск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 5 | 0,00 | 5 | 0,00 | 4 | 0,00 | 14 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 800 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Красноярск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 5 | 0,00 | 5 | 0,00 | 4 | 0,00 | 14 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 900 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Белоярск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 5 | 0,00 | 5 | 0,00 | 4 | 0,00 | 14 | 0,00 | |||||
| Перевозка междугородняя до 1000 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Абакан (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 5 | 0,00 | 5 | 0,00 | 4 | 0,00 | 14 | 0,00 | |||||
| Транспортировка | Перевозка междугородняя 1000-2000 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Иркутск (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 3 | 0,00 | 3 | 0,00 | 2 | 0,00 | 8 | 0,00 | ||||
| Транспортировка | Перевозка междугородняя 2000-3000 км (до 80 кор за 1 поездку) г. Чита (с привлечением сторонней транспортной компании) | поездка | 3 | 0,00 | 3 | 0,00 | 2 | 0,00 | 8 | 0,00 | ||||
| Уничтожение | Уничтожение документов (одна коробка до 15 кг) | короб | 250 | 0,00 | 250 | 0,00 | 250 | 0,00 | 750 | 0,00 | ||||
| ВСЕГО, руб. без НДС | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||||||||
| ВСЕГО, руб. с НДС | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | ||||||||||
