Услуги по архиву, а именно архивная обработка помогает привести документы организации в порядок и подготовить их к хранению. Сначала специалисты изучают состав дел, затем определяют последовательность работ. В результате документы получают ID, а поиск нужных сведений становится проще.
Составление описи
Работа начинается с полистного просмотра каждого дела. Специалист изучает содержание документов, определяет крайние даты и составляет заголовки. При этом формулировки должны точно отражать состав дела. Затем сведения вносят в опись по установленной форме. В ней фиксируют данные, необходимые для учета и поиска документов. Также оформляют титульный лист с названием фонда и другой обязательной информацией.
Подшивка дела объемом до 100 листов
Перед подшивкой документы укладывают в твердую обложку, сохраняя установленную последовательность листов. Затем дело прошивают на четыре прокола, а нитки закрепляют узлом. Такая обработка удерживает листы вместе и облегчает дальнейшую работу с документами. При этом прошивка не должна мешать чтению текста. Поэтому важно учитывать расположение записей, подписей и печатей возле внутреннего края листов.
Подшивка дела объемом от 100 до 250 листов
Объемные дела также помещают в твердую обложку и прошивают на четыре прокола. После этого нитки укрепляют узлом, проверяя надежность крепления. Однако большая толщина требует особенно аккуратной укладки документов. Листы должны свободно открываться, а текст оставаться доступным для чтения. Кроме того, подшивка должна выдерживать последующее использование дела без выпадения отдельных документов.
Упорядочение документов
Сначала листы систематизируют согласно выбранному принципу формирования дела. Например, документы располагают по датам, вопросам деятельности или другим обоснованным признакам. Затем выполняют нумерацию листов и проверяют ее последовательность. После проверки оформляют заверительный лист, указывая количество листов и особенности дела. Обложку также заполняют по установленной форме.
Экспертиза ценности управленческих дел
Экспертиза начинается с изучения истории организации и формирования ее архивного фонда, целевой услуги по архиву. Затем специалист архивариус рассматривает состав документов и проводит визуальный, а также полистный просмотр. При оценке учитывают содержание документов, их значение и установленные сроки хранения. Отдельно выявляют дубль экземпляры и документы, не подлежащие дальнейшему хранению. При этом отбор не означает немедленного уничтожения бумаг. Решение оформляют и согласовывают в установленном порядке.
Экспертиза ценности дел по личному составу
Документы по личному составу изучают с учетом истории организации и состава фонда. Далее проводят визуальный и полистный просмотр, оценивая содержание каждого дела в рамках услуги по архиву. Особое внимание уделяют сведениям, подтверждающим трудовую деятельность и права работников. Также выявляют дубль документы и определяют материалы, не подлежащие хранению. Однако отбор требует проверки сроков хранения и соблюдения установленной процедуры.
Составление заголовка дела с управленческими документами
Для точного заголовка специалист просматривает дело полистно и изучает его содержание. Затем определяет крайние даты и формулирует название. Заголовок должен отражать вопрос деятельности и виды документов внутри дела. После этого подготовленный текст записывают на карточке для дальнейшего составления описи и добавления в базу данных.
Составление заголовка дела с документами по личному составу
Работа также начинается с полистного просмотра и определения крайних дат. При этом специалист услуги по архиву уточняет состав документов и сведения, необходимые для описания дела. Затем составляет заголовок, позволяющий отличить это дело от других. Готовую формулировку записывают на карточке и используют при подготовке описи.
Составление предисловия к описи фонда организации
Предисловие объясняет историю фонда и особенности включенных в опись документов. Для его подготовки изучают законодательные акты, справочную литературу и учетные документы архива. Сначала устанавливают даты создания, реорганизации, переименования и ликвидации организации. Затем рассматривают изменения ее структуры, функций и места среди других организаций.
Кроме того, оценивают состав документов, степень сохранности. Отдельно описывают особенности обработки и обосновывают выбранную схему систематизации. На основе этих сведений составляют текст предисловия. Он помогает понять происхождение документов и принципы их расположения в описи услуги по архиву.
Перечень архивных услуг
| Наименование услуг | Содержание услуг | Ед. изм. | Кол-во | Цена, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|---|
| Составление описи | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовков. Составление и оформление описи дел (документов) по установленной форме, оформление титульного листа | заго-ловок | 40 | ||
| Подшивка дела (документов) объемом до 100 листов | Укладка листов в твердую обложку, прошивка их на четыре прокола, укрепление ниток узлом | дело | 20 | ||
| Подшивка дела (документов) объемом от 100 до 250 листов | Укладка листов в твердую обложку, прошивка их на четыре прокола, укрепление ниток узлом | дело | 20 | ||
| Упорядочение документов | Систематизация листов внутри дела в соответствии с выбранным принципом формирования дела. Нумерация листов в деле. Оформление листа-заверителя дела, обложки дела по установленной форме. | дело | 40 | ||
| Экспертиза ценности дела (управленческие документы) | Изучение истории организации архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности управленческих документов, выявление дублетных документов и отбор документов не подлежащих хранению | дело | 6 | ||
| Экспертиза ценности дела (документы по личному составу) | Изучение истории организации архивного фонда, состава и содержания документов, визуальный и полистный просмотр документов, определение ценности документов по личному составу, выявление дублетных документов и отбор документов не подлежащих хранению | дело | 34 | ||
| Составление заголовка дела с управленческими документами | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке. | заголовок | 6 | ||
| Составление заголовка дела с документами по личному составу | Полистный просмотр дела, ознакомление с составом и содержанием документов, определение крайних дат, составление текста заголовка и написание его на карточке. | заголовок | 34 | ||
| Составление предисловия к описи фонда организации | Изучение законодательных актов и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов, учетных документов архива, определение дат и особенностей образования, а также реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, изучение изменений структуры, функций и места в системе организаций, имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, степени сохранности и состава документов, особенностей обработки и систематизации документов, обоснование принятой схемы систематизации документов, составление текста предисловия к описи | печатный лист | 6 |
