Техническое задание на архивное хранение документов

Запрос предложения на архивное хранение документов. Оказание услуг по архивному хранению документов в городе Новосибирске. Техническое задание и Форма для заполнения коммерческого предложения приложены во вложении. Просим принять участие.

Общие положения

Предмет закупки

Оказание услуг по приему, размещению, учету, хранению и обслуживанию архивных документов Заказчика в специализированном архивном хранилище Исполнителя, включая вывоз документов от Заказчика силами и средствами Исполнителя.

Цель оказания услуг

Обеспечение сохранности архивных документов Заказчика в соответствии с требованиями Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», освобождение площадей Заказчика и оптимизация процессов управления документами.

Нормативная база

• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (при закупке для государственных/муниципальных
  нужд);
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
• Иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере архивного дела.

Объем и состав оказываемых услуг

Вывоз документов от Заказчика

Упаковка документов Заказчика в архивные короба Исполнителя. Короба должны обеспечивать сохранность документов при транспортировке и хранении.

Погрузочно-разгрузочные работы. Погрузка коробов с документами на транспорт Исполнителя и их разгрузка на архивное хранение документов в архивном хранилище.

Транспортировка. Вывоз документов от адреса Заказчика до архивного хранилища Исполнителя. Транспортные средства должны быть оборудованы для перевозки архивных документов.

Маркировка и первичный учет. Нанесение на каждый короб уникального штрих-кода / идентификатора, внесение данных в систему учета Исполнителя.

Прием и размещение документов в архивном хранилище

Прием документов на хранение. Прием-передача документов по акту с проверкой соответствия передаваемого количества фактическому.

Размещение в хранилище. Размещение коробов на стеллажах с присвоением адресных координат в системе учета.

Регистрация в системе учета. Внесение данных о каждом коробе в электронную систему управления архивом (e-Архив / Клиентский портал) на архивное хранение документов.

Хранение документов

Депозитарное хранение. Хранение архивных коробов с документами в
специализированном архивном хранилище класса «А».

Соблюдение режима хранения. Поддержание температурно-влажностного режима, соответствующего нормативным требованиям (температура 17–19 °C, влажность 50–60% согласно отраслевым нормам).

Обеспечение безопасности. Круглосуточная охрана, система контроля доступа,
видеонаблюдение, противопожарная защита.

Обслуживание документов в период хранения

Выдача документов во временное пользование. Выдача архивных коробов и отдельных дел по запросу Заказчика с доставкой по указанному адресу.

Возврат документов в хранилище на архивное хранение документов. Прием выданных документов обратно после
использования.

Предоставление скан-копий. Изготовление и предоставление электронных копий документов по запросу Заказчика (при необходимости).

Конфиденциальное уничтожение. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения по акту Заказчика с обеспечением конфиденциальности.

Информационное сопровождение

Доступ к системе управления архивом. Предоставление Заказчику доступа к веб-порталу для управления документами в режиме онлайн (заказ коробов, отслеживание статуса, просмотр описей).

Отчетность. Ежемесячное предоставление отчетов о количестве хранящихся единиц, операциях выдачи/возврата, уничтожении.

Требования к архивному хранилищу Исполнителя

Общие требования

• Хранилище должно быть специализированным, предназначенным для архивного хранения
  документов;
• Класс хранилища — «А» (согласно классификации, принятой в архивной отрасли);
• Хранилище должно быть оборудовано стеллажными системами, обеспечивающими размещение архивных коробов.

Требования к режиму хранения

• Температура воздуха: +17 — +19 °C
• Относительная влажность: 50 — 60%
• Освещение Искусственное, без ультрафиолетового излучения
• Вентиляция Приточно-вытяжная

Требования к безопасности

• Круглосуточная физическая охрана;
• Система контроля и управления доступом (СКУД);
• Видеонаблюдение с архивацией записей;
• Автоматическая система пожаротушения (газовые или иные огнетушители, безопасное для бумаги);
• Страхование хранимых документов.

Требования к системе учета

Наличие электронной системы управления архивом с возможностью доступа Заказчика через веб-интерфейс; Присвоение каждому архивному коробу уникального штрих-кода; Возможность отслеживания местонахождения каждого короба в реальном времени; Возможность формирования заявок на выдачу, возврат, уничтожение документов.

Требования к Исполнителю

Квалификационные требования

• Опыт оказания услуг по архивному хранению документов не менее 3 лет;
• Наличие действующих архивных хранилищ в регионе оказания услуг;
• Наличие положительного опыта работы с организациями сопоставимого масштаба (при наличии рекомендации);
• Наличие лицензий разрешительных документов, если применимо.

Требования к персоналу

Наличие квалифицированного персонала, прошедшего обучение по работе с архивными документами; Соблюдение персоналом Исполнителя режима конфиденциальности.

Требования к транспортному обеспечению

Наличие собственного или арендованного транспорта, оборудованного для перевозки архивных документов; Обеспечение сохранности документов при транспортировке (защита от влаги, загрязнения, механических повреждений).

Требования к качеству и срокам оказания услуг

Сроки

Вывоз первой партии документов. Не позднее 10 календарных дней с даты подписания договора. Регистрация документов в системе. Не позднее 2 рабочих дней с даты поступления в хранилище.

Выдача документов по запросу. Не позднее 2 рабочих дней с даты получения заявки. Предоставление скан-копий. Не позднее 2 рабочих дней с даты получения заявки.

Гарантии качества

Сохранность документов в течение всего срока хранения; Соблюдение конфиденциальности информации, содержащейся в документах; Материальная ответственность Исполнителя за утрату или повреждение документов.

Порядок сдачи-приемки услуг

Передача документов на хранение

Передача на архивное хранение документов оформляется Актом приема-передачи с указанием количества коробов единиц хранения; Каждый короб маркируется уникальным идентификатором Исполнителя; Сторонами подписывается реестр переданных документов.

Ежемесячная приемка

Исполнитель предоставляет ежемесячный отчет об оказанных услугах; Заказчик подписывает акт оказанных услуг при отсутствии претензий.

Порядок расчетов

Модель оплаты

Хранение: ежемесячная плата за каждую единицу хранения (короб), рассчитываемая на последний день отчетного месяца; Вывоз документов: единовременная оплата за вывоз партии документов (по факту); Дополнительные услуги оплата по прейскуранту Исполнителя за фактически оказанные услуги (выдача, сканирование, уничтожение).

Порядок оплаты

Оплата за архивное хранение документов производится ежемесячно в течение 5 банковских дней с даты подписания акта и выставления Счёта;

Ответственность сторон

Исполнитель несет материальную ответственность за сохранность переданных документов в пределах их балансовой оценочной стоимости; В случае утраты или повреждения документов по вине Исполнителя возмещение ущерба в
полном объеме; За нарушение сроков оказания услуг неустойка в размере 0,1% от стоимости соответствующей услуги за каждый день просрочки.

Форма заявки на архивное хранение документов