Как правильно организовать хранение электронных документов в организации. Рассмотрим в этой статье нормативные требования и практическую реализацию архива.
Архив электронных документов базовые понятия
Архив электронных документов представляет собой организованную систему хранения документов в цифровом формате, которая обеспечивает их сохранность, учет и возможность последующего использования. Работа такого архива строится по установленным правилам. Документы принимаются на хранение, систематизируются, снабжаются необходимыми сведениями и хранятся в течение определенного срока. При этом организация архива должна учитывать особенности электронных документов, включая требования к их формату, целостности, доступу и защите от несанкционированных изменений.
Порядок хранения электронных документов в организациях определяется нормативными документами. Они устанавливают требования к формированию электронных дел, срокам хранения, передаче документов в архив и их уничтожению после окончания установленного срока. Отдельное значение имеют типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Такие требования определяют основные функции, которыми должны обладать информационные системы, обеспечивающие работу с документами на разных этапах их жизненного цикла.
При определении сроков хранения используются специальные перечни документов. В них указано, как долго должны сохраняться документы различных видов с учетом их значения для деятельности организации. Для электронных документов эти сроки имеют такое же практическое значение, как и для документов на бумажном носителе. После завершения установленного периода хранения документ может быть уничтожен в соответствии с действующими правилами, если отсутствуют основания для его дальнейшего сохранения.
При организации электронного архива также учитываются национальные стандарты в области управления документами. Они устанавливают общие подходы к созданию, ведению, хранению и использованию документов и помогают выстроить единый порядок работы с документированной информацией. В совокупности нормативные требования, функциональные требования к информационным системам, перечни сроков хранения и национальные стандарты формируют основу для организации архива электронных документов в организации.
Функциональные требования к СЭД и информационной системе архива СХЭД
Система электронного документооборота СЭД и система хранения электронных документов СХЭД решают разные задачи, но при организации электронного архива должны работать как единый комплекс. СЭД обеспечивает создание, регистрацию, согласование и движение документов внутри организации. А СХЭД предназначена для их долговременного хранения, учета и предоставления доступа к архивным материалам. Поэтому одним из основных требований становится интеграция двух баз данных. При передаче документов из СЭД в СХЭД должны сохраняться не только сами файлы, но и связанные с ними метаданные, сведения о регистрации, авторах, датах, версиях и других параметрах.
Интеграция позволяет выстроить непрерывный процесс работы с документом от момента его создания до завершения установленного срока хранения. Передача документа в архив должна выполняться по определенным правилам, с проверкой комплектности и корректности передаваемых данных. При этом СХЭД должна обеспечивать поиск документов, управление правами доступа, контроль сроков хранения и сохранность информации. Важным условием является также возможность получать необходимые документы из архива без нарушения их целостности и установленных ограничений доступа.
Программный продукт
При выборе программного продукта для создания электронного архива необходимо учитывать не только набор заявленных функций, но и то, насколько система соответствует задачам конкретной организации. Значение имеют возможности интеграции с используемой СЭД и другими информационными системами, поддержка необходимых форматов документов, удобство поиска и работы с архивными материалами, настройка прав доступа и управление сроками хранения. Надежность хранения данных, резервное копирование, масштабируемость системы и возможность ее дальнейшего развития также являются крайне важными параметрами.
Отдельное внимание следует уделить требованиям к информационной безопасности и сохранности электронных документов. Программный продукт должен обеспечивать разграничение доступа, регистрацию действий пользователей и защиту документов от несанкционированного изменения или удаления. При выборе СХЭД также стоит оценивать удобство администрирования и сопровождения системы, требования к инфраструктуре и общую стоимость владения. Такой подход позволяет выбрать решение, которое будет соответствовать текущим потребностям организации и сможет использоваться для работы с электронным архивом в долгосрочной перспективе.
Свойства электронных документов
Электронный документ должен сохранять ряд свойств, которые позволяют подтвердить его происхождение, содержание и возможность использования в течение всего срока хранения. К основным свойствам относятся аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования. Аутентичность означает возможность установить, что документ действительно создан или отправлен тем лицом или организацией, которые указаны в качестве его источника. Достоверность связана с тем, насколько содержание документа точно отражает зафиксированные в нем сведения и произошедшее событие или действие. Целостность означает сохранность документа в неизменном виде после его создания или регистрации. Пригодность для использования предполагает, что документ можно найти, открыть, прочитать и использовать по назначению в течение установленного срока хранения.
Для работы электронного архива важно различать подлинник, электронную копию и копию электронного документа. Подлинник электронного документа представляет собой первоначальный документ в электронной форме, созданный и оформленный в установленном порядке. Именно подлинник является исходным объектом хранения, если нормативные требования или правила организации предусматривают его архивное хранение.
Электронная копия
Электронная копия документа создается путем преобразования документа, существующего на другом носителе, в электронную форму. Например, бумажный документ может быть отсканирован и сохранен в виде электронного файла. Такая копия позволяет использовать сведения из исходного документа в информационных системах, однако ее статус определяется установленными правилами и не всегда означает замену подлинника.
Копия электронного документа представляет собой воспроизведение электронного документа, которое сохраняет его содержание и необходимые реквизиты. При работе с такими копиями важно обеспечить возможность установить их связь с исходным документом и определить, какой документ является подлинником. Для электронного архива это особенно важно, поскольку при копировании, конвертации форматов и передаче между системами необходимо сохранять сведения, позволяющие подтвердить происхождение документа, его целостность и подлинность.
Структура электронного документа
Структура электронного документа включает не только его основное содержание, но и сведения, которые позволяют определить происхождение документа, его свойства и порядок работы с ним. Основной частью является контент, то есть непосредственно содержание электронного документа. Текст, таблицы, изображения, графические материалы и другие данные, составляющие его информационную часть. Для полноценного управления документом одного контента недостаточно, поэтому вместе с ним используются метаданные.
Метаданные электронного документа представляют собой структурированные сведения о документе. Они позволяют идентифицировать его, описать основные характеристики и установить связь с другими документами или информационными объектами. К метаданным могут относиться название документа, автор, дата создания, регистрационный номер, сведения о подразделении, формате файла и другие параметры.
Группы метаданных
Условно метаданные можно разделить на две группы. Первая относится непосредственно к описанию документа. Такие метаданные помогают определить, что это за документ, когда и кем он был создан, к какому делу или процессу относится. Вторая группа связана с управлением документом. Она используется для организации его движения и хранения и может включать сведения о сроке хранения, правах доступа, статусе документа, операциях с ним и действиях пользователей.
Логическая структура метаданных определяет, какие сведения должны быть связаны с электронным документом и каким образом они соотносятся между собой. Например, информация об авторе, дате создания и сроке хранения является не набором разрозненных полей, а частью единой структуры, которая используется для идентификации и управления документом. Такая организация данных позволяет информационной системе корректно обрабатывать документы и выполнять их поиск по заданным параметрам.
Для формального описания структуры применяются схемы метаданных. Схема определяет набор элементов, их названия, типы, взаимосвязи и правила заполнения. Использование единой схемы обеспечивает согласованность данных при создании, передаче и архивном хранении документов. Особенно важна такая унификация при интеграции СЭД и СХЭД, когда документ вместе с необходимыми метаданными передается из одной информационной системы в другую.
Жизненный цикл электронного документа
Жизненный цикл электронного документа начинается с его создания или поступления в организацию и продолжается до завершения установленного срока хранения. На разных этапах документ может создаваться, регистрироваться, рассматриваться, согласовываться, исполняться и использоваться в текущей работе. После завершения работы с документом он должен быть правильно оформлен и подготовлен к дальнейшему хранению. Управление жизненным циклом позволяет контролировать движение документа и сохранять необходимые сведения о нем на каждом этапе.
В период текущего оперативного хранения электронные документы остаются доступными сотрудникам, которым они необходимы для выполнения рабочих задач. Документы хранятся в информационных системах организации с учетом установленных прав доступа. При этом должны сохраняться их содержание, реквизиты и метаданные, необходимые для идентификации и дальнейшего использования. Оперативное хранение продолжается до момента, когда документ перестает использоваться в текущей деятельности или наступает этап его передачи на архивное хранение.
Электронные документы должны находить отражение в номенклатуре дел организации. Номенклатура определяет состав дел, формируемых в организации, их индексы, наименования и сроки хранения. Для электронных документов применяются те же основные принципы систематизации, что и для документов на бумажном носителе. При этом учитываются особенности их формирования и хранения в информационной системе. Документы объединяются в дела в соответствии с их содержанием, назначением и принадлежностью к определенным вопросам деятельности организации.
Формирование в дела
Формирование электронных документов в дела должно обеспечивать логическую связь между документами и возможность быстро определить состав каждого дела. В одно дело включаются документы, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности, если для них установлен соответствующий порядок группировки. При этом не следует смешивать документы с разными сроками хранения, если правила организации предусматривают их раздельное формирование. В электронной среде состав дела фиксируется с помощью структуры данных и метаданных, которые позволяют определить документы, входящие в него, и порядок их хранения.
Срок хранения электронного документа определяется в соответствии с нормативными требованиями и установленным перечнем документов со сроками хранения. Он зависит от вида документа, его содержания и значения для деятельности организации. По окончании установленного срока документ может быть подготовлен к уничтожению. Если он не подлежит дальнейшему хранению. Документы, имеющие архивное или иное долговременное значение, передаются на соответствующее хранение с соблюдением требований к их сохранности, подлинности и доступности. Таким образом, жизненный цикл электронного документа связывает текущую работу с документом
Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение
Перед передачей электронных документов на архивное хранение необходимо проверить их состав. Оформление и соответствие установленным требованиям. На этом этапе уточняется наличие всех документов, входящих в дело, проверяется правильность их группировки и актуальность метаданных. Также оценивается возможность открыть и прочитать электронные файлы. Установить их подлинность и целостность. Если документы хранятся в информационной системе, передача должна сопровождаться сохранением сведений, необходимых для их дальнейшего учета и использования в архиве.
Описи
Для учета передаваемых документов и дел составляются описи. Опись содержит сведения о документах или делах, передаваемых на хранение, и позволяет установить их состав и местонахождение. В отношении электронных документов в описи могут фиксироваться их
- наименования
- даты
- индексы
- количество документов
- сроки хранения
и другие необходимые сведения. При формировании описи важно обеспечить соответствие содержащихся в ней данных фактическому составу передаваемых электронных дел.
Подготовленные документы передаются в архив в установленном порядке. Вместе с самими электронными документами передаются необходимые метаданные и сведения, позволяющие идентифицировать документы и обеспечить их последующее использование. Передача может осуществляться непосредственно между информационными системами либо с использованием иных предусмотренных технических средств. После приема документов архив должен обеспечить их сохранность. Защиту от несанкционированных изменений и возможность поиска в течение всего установленного срока хранения.
Отдельно проводится работа с электронными документами, сроки хранения которых истекли. Такие документы выделяются к уничтожению после проверки установленных сроков и отсутствия оснований для их дальнейшего хранения. Необходимо убедиться, что документы действительно могут быть уничтожены и не связаны с незавершенными делами, судебными разбирательствами, проверками или другими обстоятельствами, требующими их сохранения.
Результаты отбора
Результаты отбора архивариус оформляет актом о выделении электронных документов к уничтожению. В акте указываются сведения о документах или делах, их количестве, сроках хранения и основании для уничтожения. Документы, включенные в акт, должны быть однозначно идентифицированы. Чтобы исключить ошибочное уничтожение материалов, которые еще подлежат хранению.
После утверждения акта электронные документы и дела уничтожаются установленным способом. Утилизация в данном случае должна означать не просто удаление файлов из пользовательского интерфейса. А их фактическое исключение из информационной системы и используемых средств хранения в соответствии с принятым порядком. Если документы имеют резервные или архивные копии, необходимо учитывать и их. Чтобы после завершения процедуры уничтожения информация не сохранялась в доступных организации хранилищах. Факт проведения уничтожения может дополнительно фиксироваться в информационной системе или соответствующими учетными документами.
Обеспечение долговременного хранения электронных документов
Электронные документы могут храниться на физически обособленных носителях либо в информационной системе архива. При использовании отдельных носителей необходимо учитывать их техническое состояние, срок службы и возможность воспроизведения записанной информации. Носители должны иметь однозначную идентификацию и храниться в условиях, исключающих повреждение или утрату данных. При необходимости информация переносится на новые носители, чтобы сохранить возможность доступа к документам.
Хранение в информационной системе архива позволяет централизованно управлять электронными документами, их метаданными и правами доступа. Система должна обеспечивать защиту информации от несанкционированного изменения или удаления. Регистрацию действий пользователей и создание резервных копий. Важное значение имеет контроль технической пригодности файлов. Если используемый формат устаревает или перестает поддерживаться программным обеспечением, организация должна иметь возможность выполнить необходимые действия для сохранения доступности документов без утраты их содержания и значимых характеристик.
Учет электронных документов в архиве необходим для контроля состава и движения архивных электронных документов. С его помощью фиксируется поступление документов, их размещение, передача, выбытие и другие операции. Учетные данные должны позволять установить, какие документы находятся на хранении. К какому делу или фонду они относятся и где их можно найти.
В архиве применяются обязательные и дополнительные учетные формы. Обязательные формы обеспечивают фиксацию основных сведений о составе и движении документов. А дополнительные могут использоваться для решения конкретных задач организации. Их набор зависит от особенностей архивного фонда, количества документов и используемой системы хранения.
Локальные нормативные документы ЛНА
Локальные нормативные акты определяют внутренние правила организации архивного хранения электронных документов. Такие акты позволяют закрепить требования законодательства и нормативных документов применительно к конкретной организации. Установить ответственность работников и описать порядок выполнения основных архивных процедур. В ЛНА могут определяться правила подготовки электронных документов к передаче в архив. Их приема и учета, хранения, предоставления доступа, резервного копирования, передачи на уничтожение и других операций.
Состав локальных нормативных документов зависит от структуры организации. Количества электронных документов и используемых информационных систем. В организации могут утверждаться положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по работе с электронными документами, регламенты передачи документов в архив, правила доступа к архивным материалам и иные документы. При этом локальные акты должны быть согласованы между собой и не противоречить требованиям законодательства и действующим нормативным документам.
Разработка ЛНА
Разработка ЛНА начинается с определения процессов, которые необходимо регламентировать. Анализируется действующий порядок работы с электронными документами, используемые СЭД и СХЭД. Состав документов и установленные для них сроки хранения. На этой основе определяются ответственные подразделения и сотрудники, порядок передачи документов в архив. Правила их учета и хранения, а также условия предоставления доступа. При необходимости в документе закрепляются технические требования к форматам файлов, метаданным, резервному копированию и защите информации.
Подготовленный проект ЛНА проходит согласование с отделами организации, деятельность которых связана с электронными документами и архивным хранением. В зависимости от содержания документа к согласованию могут привлекаться архив, служба делопроизводства, юридическое подразделение, специалисты по информационным технологиям и информационной безопасности. После согласования документ утверждается уполномоченным лицом организации и вводится в действие в установленном порядке.
Утверждение ЛНА
После утверждения ЛНА доводится до работников, которые должны соблюдать установленные правила. Ответственные сотрудники должны иметь доступ к актуальной редакции документа. Должны понимать понимать порядок выполнения закрепленных за ними процедур. При изменении законодательства, структуры организации, используемых информационных систем или порядка архивного хранения локальные нормативные документы пересматриваются и при необходимости актуализируются.
Применение ЛНА позволяет сделать архивное хранение электронных документов управляемым и единообразным процессом. Закрепленные в них правила определяют, кто и в какой последовательности выполняет необходимые операции. Какие документы и сведения должны передаваться в архив, каким образом обеспечиваются их сохранность и учет и на каких условиях предоставляется доступ. Это снижает зависимость архивных процессов от отдельных сотрудников. И обеспечивает единый порядок работы с электронными документами внутри организации.
Заключение
Электронный архив является не просто хранилищем файлов, а организованной информационной системой. Обеспечивающей сохранность документированной информации и возможность ее использования в течение установленного периода. Грамотно выстроенная система архивного хранения позволяет сохранить документы. Обеспечить их доступность и подтверждение подлинности, а также упорядочить работу организации с документированной информацией на всех этапах ее жизненного цикла.
Возможно вам будет полезна онлайн консультация архивариуса.
