Сканирование документов

Современные технологии позволяют перевести бумажные документы в цифровой формат, что упрощает их хранение и использование. Архивный сервис предлагает профессиональную оцифровку сканирование документов с высоким качеством сканирования.

Мы работаем с документами любого объема и сложности, включая ветхие материалы, которые требуют особого подхода. После оцифровки данные систематизируются и предоставляются в удобном формате. Это решение не только экономит пространство, но и делает информацию более доступной для поиска и анализа.

Эта услуга является важным этапом в создании электронного архива и переходе на безбумажный документооборот. Современные технологии сканирования обеспечивают высокое качество изображений, что делает их пригодными для дальнейшего использования в бизнесе, науке, образовании и других сферах.

Основные этапы сканирования документов

Подготовка документов

Перед сканированием документы проверяются на целостность: удаляются скрепки, стикеры и другие элементы, которые могут повлиять на качество сканирования. Ветхие или поврежденные документы обрабатываются с особой осторожностью, а при необходимости проводится реставрация документов.

Выбор оборудования

Мы используем профессиональные сканеры, которые обеспечивают высокое разрешение (до 600 dpi и выше) и точную цветопередачу. Для больших объемов документов применяются скоростные планетарные сканеры, которые могут обрабатывать до нескольких тысяч страниц в час.

Сканирование

Процесс сканирования выполняется с учетом требований клиента. Это может быть черно-белое или цветное сканирование. Выбор разрешения, например, 300 dpi для текстовых документов или 600 dpi для изображений. Формат файлов PDF, JPEG, TIFF и другие.

Обработка изображений

После сканирования файлы проходят постобработку:

• Выравнивание страниц
• Удаление дефектов пыль, пятна, засветы
• Обрезка лишних полей
• Улучшение читаемости текста

Систематизация и индексация

Отсканированные документы сортируются по папкам, категориям или проектам. Для удобства поиска файлы индексируются по ключевым параметрам: названию, дате, типу документа и другим критериям.

Сохранение и передача данных

Готовые файлы сохраняются на выбранный носитель, облачное хранилище, жесткий диск или USB-накопитель, или передаются клиенту через защищенные каналы связи.

Преимущества сканирования документов

Экономия пространства. ведь цифровые документы не занимают физического места, что особенно важно для компаний с большими архивами.

Удобство доступа, поскольку электронные файлы можно быстро найти и передать коллегам или партнерам.

Долговечность, потому что цифровые копии не подвержены износу, в отличие от бумажных документов.

Данные защищены от потери, повреждения или несанкционированного доступа.

Сокращение использования бумаги способствует сохранению окружающей среды.

Виды сканирования

Плоскостное сканирование используется для стандартных документов формата A4, фотографий и других плоских носителей.

Планетарное сканирование подходит для ветхих, сшитых или крупноформатных документов, например, чертежей или карт.

Сканирование книг это специальные сканеры с V-образным стеклом позволяют оцифровывать книги без повреждения переплета.

Сканирование микрофильмов и микрофиш используется для оцифровки архивных материалов, хранящихся на пленке.

Где проявится эффект от сканирования документов

• В бизнес проектах сканирование договоров, финансовых отчетов, кадровых документов.
• В Государственных организациях это перевод в цифровой формат архивных данных, нормативных актов.
• В образовательных учреждениях происходит создание электронных библиотек, оцифровка учебных материалов.
• В медицине в первую очередь это перевод медицинских карт, рецептов и других документов в цифровой вид.
• Научные и исследовательские организации проводят оцифровку исследовательских материалов, исторических документов.

Сканирование документов — это важный шаг в цифровой трансформации бизнеса и организаций. Оно не только упрощает работу с информацией, но и обеспечивает ее долговечность и безопасность. Доверьте сканирование профессионалам, чтобы получить качественные цифровые копии, готовые для использования в электронных архивах и системах документооборота.